Kolejnym elementem jest obowiązek sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej budynków, części budynków stanowiących samodzielna całość techniczno-użytkową oraz lokali mieszkalnych w określonych sytuacjach prawnych (oddanie do użytku, przeniesienie własności, powstanie stosunku najmu).
Dokument, który określa wielkość zapotrzebowania na energię niezbędną do zaspokojenia potrzeb związanych z użytkowaniem budynku lub części budynku, czyli energii na potrzeby ogrzewania i wentylacji, przygotowania ciepłej wody użytkowej, chłodzenia, a w przypadku budynków niemieszkalnych również oświetlenia. Obowiązek posiadania w określonych sytuacjach świadectwa charakterystyki energetycznej budynku lub części budynku wynika z prawa europejskiego. Celem wprowadzenia obowiązku sporządzania świadectw jest promowanie budownictwa efektywnego energetycznie i zwiększanie świadomości społecznej w zakresie możliwości uzyskania oszczędności energii w budynkach. Dzięki informacjom zawartym w świadectwie właściciel, najemca lub użytkownik może określić orientacyjne roczne zapotrzebowanie na energię, a tym samym koszt utrzymania związany z zapotrzebowaniem na energię
Świadectwo charakterystyki energetycznej jest dokumentem, wydanym przez uprawnioną osobę, charakteryzującym jakość budynku z punktu widzenia zapotrzebowania na energię niezbędną do zaspokojenia różnych potrzeb związanych z jego użytkowaniem.
Świadectwa charakterystyki energetycznej powinno się wykonywać zgodnie z obowiązującymi na dzień sporządzania świadectwa przepisami, w tym w szczególności z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 27 lutego 2015 r. w sprawie metodologii wyznaczania charakterystyki energetycznej budynku lub części budynku oraz świadectw charakterystyki energetycznej (Dz. U. poz. 376, z późn. zm.). Rozporządzenie to zawiera metodykę obliczeń, które należy przeprowadzić w celu wyznaczenia wskaźników charakterystyki energetycznej oraz określa wzory świadectw charakterystyki energetycznej.
Świadectwo charakterystyki energetycznej trzeba przekazać nabywcy lub najemcy wtedy, kiedy budynek, część budynku lub lokal będzie:
- zbywany na podstawie umowy sprzedaży,
- zbywany na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- wynajęty.
Zlecenie sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej składają:
- właściciel lub zarządca budynku (w przypadku sprzedaży lub najmu),
- osoba, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (w przypadku zbycia tego prawa),
- najemca (w przypadku, o którym mowa w art. 11 ust. 3 ustawy).
Zobowiązani przekazują świadectwa nabywcy albo najemcy, a w razie niewywiązania się z tego obowiązku, nabywcy lub najemcy przysługuje prawo do wykonania świadectwa na koszt zbywcy albo wynajmującego. Nabywca albo najemca nie mogą zrzec się prawa do otrzymania świadectwa.
Świadectwo trzeba też sporządzić dla budynków, w których całkowita powierzchnia użytkowa powyżej 250 m2 jest zajmowana przez organy wymiaru sprawiedliwości, prokuraturę oraz organy administracji publicznej i w których dokonywana jest obsługa interesantów. Obowiązek sporządzenia i zamieszczenia takiego świadectwa w wyraźnie widocznym miejscu ma na celu zapewnienie wzorcowej roli organów administracji publicznej, organów wymiaru sprawiedliwości oraz prokuratury w zakresie zapewnienia stosowania i promowania rozwiązań energooszczędnych w budynkach zajmowanych przez te organy.
W przypadku gdy dla budynku lub części budynku został sporządzony projekt architektoniczno-budowlany, świadectwo charakterystyki energetycznej tego budynku lub tej części budynku może być opracowane w oparciu o charakterystykę energetyczną, o której mowa w przepisach rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego, przy uwzględnieniu ewentualnych odstępstw od projektu architektoniczno-budowlanego w zakresie charakterystyki energetycznej budynku lub części budynku.
Świadectwo sporządza się na podstawie metodologii wyznaczania charakterystyki energetycznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest centralny rejestr charakterystyki energetycznej. Metodologię określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 27 lutego 2015 r. w sprawie metodologii wyznaczania charakterystyki energetycznej budynku lub części budynku oraz świadectw charakterystyki energetyczne.
Przepisy ustawy o charakterystyce energetycznej budynków nie przewidują obowiązku sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej w przypadku oddawania budynku do użytkowania, gdy budynek zostanie wzniesiony przez samego właściciela „na własny użytek”.
Świadectwo charakterystyki energetycznej sporządza się w celu przekazania go najemcy lub kupującemu, a więc przy okazji najmu lub sprzedaży budynku lub części budynku. W skład dokumentacji projektowej budynku wchodzi projektowana charakterystyka energetyczna budynku, która zawiera zestawienie projektowanych rozwiązań z wymaganiami minimalnymi, jakie musi spełnić dany budynek, określonymi w przepisach techniczno-budowlanych. Zestawienie to, po nowelizacji przepisów dotyczy zarówno izolacyjności cieplnej przegród zewnętrznych, jak również wskaźnika zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną.
Za spełnienie minimalnych wymagań odpowiada projektant na etapie tworzenia projektu architektoniczno-budowlanego, a następnie kierownik budowy na etapie jego realizacji. Zarówno projektant, jak i kierownik budowy są zobligowani do tego, aby przy projektowaniu oraz budowie brać pod uwagę przepisy techniczno-budowlane (między innymi w sprawie warunków technicznych). Znowelizowane przepisy stosuje się zawsze w przypadku nowo wznoszonych budynków, a w przypadku istniejących wówczas, gdy podlegają one między innymi przebudowie. Stąd nie powinno być wątpliwości, że w przypadku budynków wznoszonych, brak świadectwa nie wpłynie na spełnienie przez te budynki określonych wymogów w zakresie energooszczędności.
Przekazanie świadectwa przy sprzedaży budynku lub jego części ma na celu przede wszystkim poinformowanie o zastosowanych rozwiązaniach instalacyjno-konstrukcyjnych w budynku. Informacja ta, w przypadku, gdy budynek jest wznoszony przez samego właściciela na własne potrzeby jest zbędna.
Obowiązek przekazania sporządzonego świadectwa dotyczy budynków, w których całkowita powierzchnia użytkowa powyżej 250 m² jest zajmowana przez organy wymiaru sprawiedliwości, prokuraturę oraz organy administracji publicznej i w których dokonywana jest obsługa interesantów.
Poprzez „obsługę interesantów” należy rozumieć wykonywanie takich zadań przez organ, które wymagają utworzenia specjalnego punktu obsługi interesantów (kasy, czy biura) w celu na przykład złożenia wniosku, czy udzielenia informacji. Miejsce to powinno mieć zapewniony publiczny, otwarty dostęp. Warunki muszą być spełnione łącznie, to jest budynek musi być zajmowany przez jeden z organów i jednocześnie muszą w nim być obsługiwani interesanci. Przykładami takich budynków będą budynki zajmowane przez: Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej, urzędy skarbowe, urzędy starostw powiatowych, urzędy wojewódzkie, komenda główna i komendy wojewódzkie policji.
Właściciele lub zarządcy budynków, w których dokonywana jest obsługa interesantów, dla których zostało sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej na podstawie dotychczasowych przepisów (ustawy – Prawo budowlane), są zobowiązani do przekazania do Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa kopii świadectwa charakterystyki energetycznej w terminie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Termin 3 miesięcy ma zapewnić odpowiedni czas na zapoznanie się z nowymi przepisami i umożliwić sporządzenie dla budynków, zajmowanych przez te organy świadectw charakterystyki energetycznej. Celem regulacji jest zapewnienie wzorcowej roli organów administracji publicznej, organów wymiaru sprawiedliwości oraz prokuratury w zakresie zapewnienia stosowania i promowania rozwiązań energooszczędnych w budynkach zajmowanych przez te organy.